Beschlussvorlage - GV Damsh/17/12070

Sachverhalt:

Bis zum 31.03.2016 wurden die kommunalen Dienstleistungen für die Gemeinde Damshagen durch den Bauhof des Amtes Klützer Winkel durchgeführt. Dieser war auch für die Stadt Klütz tätig. Ab dem 01.04.2016 wurden diese Arbeiten an eine Fremdfirma vergeben.

Die Gemeindevertretung beauftragte den Bauausschuss der Gemeinde, Alternativen für die Durchführung der kommunalen Dienstleistungen für die Gemeinde Damshagen nach dem 31.05.2018 abzuwägen und ihr entsprechende Beschlussempfehlungen zu unterbreiten.

Der Bauausschuss hat sich in jeweils gesonderten Sitzungen am 14.03.2017; 02.05.2017; 27.06.2017; 13.07.2017 und 10.08.2017 mit dieser Problematik beschäftigt, die derzeitige Situation analysiert sowie verschiedene Vorschläge zum künftigen Verfahren diskutiert und untersucht.

Zusammenfassend unterbreitet der Bauausschuss folgende Ergebnisse:

a)      Die derzeitige Situation mit der Fremdvergabe der Leistungen ist nicht zufriedenstellend. Es wird eingeschätzt - teilweise bedingt durch die beauftragte Firma -, dass durch die Gemeinde nicht ausreichend Einfluss auf die Qualität der Arbeiten genommen werden kann; die Firma zu unflexibel auf Spontanereignisse reagiert; über Stundenlohnabrechnungen - die entweder mit hohem Aufwand oder gar nicht kontrolliert werden können - unkalkulierbare Kosten in Rechnung stellt; bestimmte Leistungen infolge dessen nicht beauftragt werden können. Die erwartete Verbesserung des Dorfbildes sowie der Ortsteile ist nicht erfolgt. Im Vergleich der Gesamtkosten gegenüber dem Durchschnitt der Vorjahre ist keine erhebliche Änderung eingetreten.

Der Bauausschuss schlägt vor, den mit der Fa. Klemt bestehenden Leistungsvertrag zum 31.05.2018 enden zu lassen.

b)      Bereits in den letzten Jahren wurden mehrere Leistungsbereiche (z.B. Straßenbeleuchtung, Straßen- und Wegeunterhaltung) an Fremdfirmen vergeben. Problematisch erweist sich dabei, dass - neben regelmäßig durchzuführenden Arbeiten - zwischen dem Ereignis und dem Leistungserbringer eine „Einzelkommunikation“ hergestellt werden muss. Das wird bisher zumeist durch Mitarbeiter der Amtsverwaltung abgedeckt. Bei den nun noch zu erbringenden kommunalen Dienstleistungen wird dieser Aufwand als so erheblich eingeschätzt, dass die Amtsverwaltung mit dem vorhandenen Personal dazu nicht mehr in der Lage sein wird.

Andererseits wurde geprüft, inwieweit die kommunalen Dienstleistungen künftig mit eigenem Personal der Gemeinde ausgeführt werden können. Einerseits bestehen finanziell begrenzte Möglichkeiten (sowohl für Personal als auch für Gerätschaften und Technik), andererseits müssen bestimmte Tätigkeiten von mehr als einer Arbeitskraft (z.B. Art der Tätigkeit, Gesundheits- und Arbeitsschutz) ausgeführt werden.

Der Bauausschuss schlägt vor, nach dem 31.05.2018 die kommunalen Dienstleistungen (aus dem bisher mit der Firma Klemt geschlossenen Leistungsvertrag) teilweise mit eigenen Arbeitskräften und teilweise durch weitere Fremdvergaben auszuführen.

c)      Nach Analyse der durchzuführenden kommunalen Dienstleistungen schlägt der Bauausschuss vor, die Lose I bis III sowie V und VI (siehe Anlage) unter Hinzuziehung eines Ing.-Büros zur Ausschreibung vorzubereiten. Dabei sollen die Lose einzeln vergeben werden; bei günstigen Angeboten können mehrere Lose an Einzelfirmen vergeben werden. Der Ausschreibungszeitraum soll 2 Jahre (01.06.2018 bis 31.05.2020) umfassen.

d)      Für die Durchführung der Tätigkeiten des Loses IV (siehe Anlage) schlägt der Bauausschuss vor, einen Gemeindearbeiter ab dem 01.06.2018 einzustellen. Unterstützt werden könnte dieser durch eine zusätzliche Kraft auf geringfügiger Beschäftigung. Der Arbeitsumfang insgesamt wird auf ca. 26 Wochenstunden geschätzt.

e)      Dazu ist erforderlich, dass der Gemeindearbeiter materiell, personell und finanziell in erforderlichem Umfang ausgestattet wird. Nach den Grundsatzentscheidungen zu den Ziffern c) und d) dieses Beschlusses ist an der weiteren Untersetzung dieser Aufgabe zu wirken.

-          Platzbedarf: Unterstellmöglichkeit für Fahrzeuge und Geräte, Lagermöglichkeit für Material, Aufenthalts- und Sanitärräume, „Büro“

-          Standort

-          Ggf. Herrichtung

-          Ausstattung mit Fahrzeug, Geräten, Werkzeugen, Kleinmaterial

-          Laufendes Verbrauchsmaterial (Telefon, Benzin, Müllsäcke, Containerbereitstellung und Entsorgung, Arbeits- und Schutzkleidung)

Insbesondere wird auf die gesetzlichen Vorschriften zum Haushaltsrecht hingewiesen. Es besteht unbedingt die Notwendigkeit, zeitliche Abfolgen zu berücksichtigen, um den geplanten Errichtungstermin zu sichern (vorläufige Haushaltsführung, Stellenplan).

Beschlussvorschlag:

Die Gemeindevertretung der Gemeinde Damshagen beschließt im Grundsatz:

1. Der bestehende Leistungsvertrag über kommunale Dienstleistungen mit der Fa. Klemt endet zum 31.05.2018 und wird nicht verlängert.
2. Die Lose I bis III sowie V und VI (siehe Anlage) sind unter Hinzuziehung eines Ing.-Büros zur Ausschreibung vorzubereiten.
3. Es wird zum 01.06.2018 ein Gemeindearbeiter (auf der Basis 26 Wochenstunden, TVöD EG 2 oder EG 3) eingestellt.
4. Die Haushaltsplanung 2018 (ggf. Nachtragshaushaltsplanung 2018) für das Produkt „Gemeindearbeiter“ einschließlich der Aufwendungen für die Fremdvergabe der Leistungen sind zeitnah vorzulegen.

Finanzielle Auswirkungen:

Können derzeit noch nicht benannt werden.