Beschlussvorlage - AA Amt/20/14521

Sachverhalt:

Der Amtsausschuss hatte sich in seiner Sitzung am 21.05.2019 zur Notwendigkeit einer Organisationsuntersuchung in der Amtsverwaltung ausgetauscht. Im Ergebnis sollten die finanziellen Mittel mit einer Nachtragshaushaltssatzung zur Verfügung gestellt und die Untersuchung durchgeführt werden. Mit dem Amtsantritt des Amtsvorstehers und im Laufe der folgenden Monate verständigte man sich darauf, dass eine Untersuchung auch im Hinblick auf die Arbeitsabläufe (Workflow) notwendig ist, um beispielsweise mittels geeigneter technischer Unterstützung erforderliche Auswertungen zeitnah zu erstellen.

Hierfür kommen mehrere Schritte in Frage:

1. Schritt: Organisationsuntersuchung (Analyse zum Zwecke der Stellenbemessung)

Geschätzte Kosten: 22.000 – 28.000 EUR

2. Schritt: Prozessuntersuchung, beginnend im Bereich Liegenschaften mit den Schnittstellen zum Bauwesen und zum Finanzbereich, um vorrangig den Einsatz einer technischen Lösung zu überprüfen, damit vorhandene Daten in akzeptabler Zeit auswertbar gemacht werden können. Dabei wäre es wünschenswert, wenn eine Vorstellung über die Kosteneinsparung bzw. den Effizienz- und Erkenntnisgewinn ebenso dargestellt werden kann. Dadurch sollten eine Systemanalyse und eine Optimierung der Datenflüsse entstehen, Doppelt- und Mehrfacheingaben vermieden werden, ebenso wie parallele Systeme zur Erfassung gleicher Daten.

In Schritt 1 und 2 sollte überprüft werden, ob sich die Möglichkeit ergibt, Teilaufgaben komplett ins Homeoffice zu verlagern und so einen oder mehrere Arbeitsplätze von vornherein als Homeoffice-Arbeitsplatz einzurichten.

Geschätzte Kosten: 9.120,00 EUR

3. Schritt: 1 – 2 Inhouse-Seminare für verschiedene Mitarbeitergruppen zur Stärkung der persönlichen Fähigkeiten der Mitarbeiter und Ermittlung der persönlichen Potentiale.

Geschätzte Kosten: 2.500 – 3.000 EUR

Beschlussvorschlag:

Der Amtsausschuss beschließt, die Personalsituation der Amtsverwaltung unter Beachtung durch folgende Schritte zu evaluieren:

Organisationsuntersuchung, Prozessuntersuchung und Durchführung von 1 – 2 Inhouse-Seminaren

Der außerplanmäßigen Ausgabe  in Höhe von maximal 45.000 EUR wird nach erfolgter Ausschreibung zugestimmt.

Finanzielle Auswirkungen: