Beschlussvorlage - AA Amt/17/11597

Sachverhalt:

Die Anforderungen an IT- und EDV-Technik werden aktuell durch EU-Normen, bundesrechtliche Vorschriften sowie landesrechtliche Regelungen immer umfangreicher. Daher stehen die Kommunen in den kommenden Jahren vor einer Fülle von Aufgaben, um die Sicherheitsstandards zu halten und neue elektronische Verfahren zu integrieren. Diese Aufgaben lassen sich ohne fachliche Unterstützung kaum realisieren.

Der Zweckverband Elektronische Verwaltung Mecklenburg-Vorpommern (eGo-MV) hat es sich zur Aufgabe gemacht, die neuen Herausforderungen zu identifizieren, die Mitglieder frühzeitig über deren Inhalt und Auswirkungen zu informieren und unterstützend zur Seite zu stehen. Bereits heute nutzt das Amt Klützer Winkel die verpflichtenden Angebote des Zweckverbandes. Dazu gehören beispielsweise der Betrieb des elektronischen Personenstandsregisters, das Hosting des Fachverfahrens Personenstandswesen sowie die Inanspruchnahme eines gemeinsamen Datenschutzbeauftragten.

Für Mitglieder des Zweckverbandes reduzieren sich die Pflege- / Leistungskosten der o.g. Angebote deutlich (s. Übersicht anbei). Durch eine Mitgliedschaft beim Zweckverband würden sich die  Kosten für die aktuell genutzten Verfahren und Leistungen um rund 2.900 Euro reduzieren. Auch bei zukünftige Anschaffungen könnten die Ausgaben und Aufwendungen durch die Mitgliedschaft verringert werden. Im Jahr 2018 ist die Neuanschaffung des Fachverfahrens „Online-Wohngeldverfahren“ geplant, da das jetzige Fachverfahren veraltet ist. Folglich könnten bei einer Beschaffung als Mitglied weitere 5.000 Euro eingespart werden.

Weitere Finanzbedarfe des Zweckverbandes werden durch eine Umlage gedeckt. Für das Amt Klützer Winkel würde sich die jährliche Umlage auf 3.900 Euro bemessen (siehe § 16 Abs. 3 der Satzung des eGo-MV).

Als Beispiel für IT- und EDV-Herausforderungen, die durch gesetzliche Regelungen auf alle Kommunen zukommen werden, kann die eRechnung benannt werden. Die Umsetzungsfristen zum 27. November 2018 bzw. 27. November 2019 verpflichtend, schaffen unter Beachtung der voranschreitenden Digitalisierung wie zum Beispiel eVergabe, eBeschaffung weitere Schwierigkeiten. Der Zweckverband hat hierzu bereits eine Projektgruppe gebildet und arbeitet intensiv an einer Lösung für die Kommunen.

Des Weiteren führt der Zweckverband jährliche Bedarfsanfragen für Hardware-Beschaffungen für die Mitgliedern durch. Durch die großen Bedarfe des Zweckverbandes können günstigere Preise erzielt werden. Folglich könnten die Ausgaben und Aufwendungen als Mitglied zur Beschaffung von Hardware reduziert werden.

Beschlussvorschlag:

Der Amtsausschuss des Amtes Klützer Winkel beschließt, dem Zweckverband Elektronische Verwaltung in Mecklenburg-Vorpommern mit Wirkung zum 1. Januar 2018 beizutreten.

Finanzielle Auswirkungen:

-          Minderaufwand in Höhe von ca. 7.900 Euro (ca. 2.900 Euro für die Leistungs- und Pflegekosten der aktuellen Fachverfahren + ca. 5.000 Euro zusätzlich Online Wohngeld-Fachverfahren)

-          Mehraufwand in Höhe von 3.900 Euro für die Mitgliedschaft beim ego-MV (Umlage)

Tatsächlicher Minderaufwand in Höhe von rund 4.000 Euro / Jahr.