Beschlussvorlage - BV/02/25/060

Die Stadt Klütz nutzt derzeit das elektronische Kurkartensystem der Firma AVS. Vermieter von Ferienunterkünften sind verpflichtet, die Kurkarten über das webbasierte System zu erstellen, auszudrucken und den Gästen in Papierform auszuhändigen. Dieses Verfahren ist arbeitsintensiv, nicht mehr zeitgemäß und bietet Optimierungspotenzial hinsichtlich der Nutzerfreundlichkeit und Effizienz. Ziel ist die Einführung einer digitalen Gästekarte, um die Abläufe für Vermieter und Gäste zu vereinfachen, den administrativen Aufwand zu reduzieren und gleichzeitig den digitalen Erwartungen vieler Gäste gerecht zu werden.

Vorteile der digitalen Gästekarte:

• Modernisierung: Die digitale Gästekarte („DigiCard to go“) entspricht heutigen digitalen Standards und bietet Gästen ein zeitgemäßes Nutzungserlebnis.
• Vereinfachung: Vermieter müssen lediglich die E-Mail-Adresse der Gäste im System hinterlegen; der Ausdruck der Kurkarte entfällt.
• Flexibilität: Für Gäste ohne Smartphone oder E-Mail-Adresse bleibt die bisherige Ausdruckmöglichkeit weiterhin erhalten.
• Erweiterungsmöglichkeit: Die gewählte Lösung kann bei Bedarf auf umfangreichere Varianten aufgerüstet werden.
• Regionale Einbindung: Nachbargemeinden wie Hohenkirchen und Kalkhorst nutzen bereits digitale Gästekarten (Kalkhorst: DigiCard to go), Boltenhagen prüft deren Einführung ab 2026 – eine Einführung in Klütz stärkt somit die regionale Wettbewerbsfähigkeit.
   

AVS bietet drei digitale Varianten an:

Variante 1: DigiCard to go

• Einmalige Kosten: 4.900 EUR
• Jährliche Kosten:  1.800 EUR (bis 10.000 Mails) / 2.300 EUR (bis 50.000 Mails)
• Bemerkung: E-Mail-Versand der Kurkarte, kein Ausdruck notwendig

Variante 1: DigiCard smart

• Einmalige Kosten: 6.900 EUR
• Jährliche Kosten:  4.500 EUR 
• Bemerkung: direkte Integration in städtische Website, gezielte Gästeansprache – Zusatznutzen aktuell gering

Variante 1: DigiCard in der PWA

• Einmalige Kosten: 10.500 EUR
• Jährliche Kosten:  5.400 EUR 
• Bemerkung: APP-ähnliche Lösung über externe Agentur - hohe Zusatzkosten

*alle Preise zzgl. MwSt.

Empfehlung:
Einführung von Variante 1 (DigiCard to go): Diese Variante stellt für die Stadt Klütz derzeit die wirtschaftlich und funktional sinnvollste Lösung dar:

• Sie bietet alle erforderlichen Grundfunktionen (E-Mail-Versand, digitaler Zugang zur Kurkarte).
• Die zusätzliche Funktionalität der Varianten 2 und 3 (z. B. Website-Integration oder PWA) bietet der Stadt aktuell keinen wesentlichen Mehrwert, der die deutlich höheren Kosten rechtfertigen würde.
• Eine spätere Aufrüstung auf Variante 3 ist technisch möglich (gegen Erweiterungskosten).

Die Stadtvertretung der Stadt Klütz beschließt:

1. Die Einführung der digitalen Gästekarte „DigiCard to go“ (Variante 1) der Firma AVS.

2. Die bisherige Möglichkeit des Ausdrucks der Kurkarte bleibt erhalten, um allen Gästegruppen gerecht zu werden.

3. Eine spätere Erweiterung auf eine umfangreichere Variante bleibt offen und kann bei Bedarf geprüft werden.