Beschlussvorlage - AA Amt/20/14517

Sachverhalt:

Zur Zeit wird die Amtsverwaltung in Klütz umgebaut. Es wird die Barrierefreiheit hergestellt und energetisch saniert. Durch diese Maßnahmen fallen Büroräume weg, die zukünftig als Fluchtwege genutzt werden müssen oder entfallen durch die aus Brandschutzgründen erforderliche Vergrößerung des Technikraumes.

Seitens der Verwaltung wurden verschiedene Varianten geprüft, um Ersatz für die entfallenden Büro zu finden.

Geprüft wurden folgende Varianten:

1. Anmietung weiterer Büroflächen im Stadtgebiet: Geprüft wurden hier Anmietung im ehemaligen Gebäude des LWB, Anmietung von privaten Vermietern (Glaefeke, Heselhaus, Reich). Grundsätzlich wurden diese Varianten nicht weiter verfolgt aus diversen Gründen. Teilweise waren die Mietpreise sehr hoch, die Flächen zu klein oder der Umbau zu Lasten des Amtes wäre zu teuer geworden.
2. Umbau des Archivgebäudes: Der Umbau des Archivgebäudes ist geplant, eine entsprechende Kostenschätzung in Höhe von 365 T€ liegt vor. Noch nicht ermittelt sind, die Kosten für eine weitere Anmietung von Flächen für die Umlagerung des Archives und der Umbau der Räume. Angedacht ist, Räume in der Klützer Schule dauerhaft anzumieten. Diese Variante ist beschlossen vom Amtsausschuss mit der dringenden Bitte an die Verwaltung auf Grund der hohen Kosten, nach weiteren Alternativen zu suchen.

Seitens der Verwaltung wird nun folgender alternativer Vorschlag unterbreitet.

Der bestehende Sitzungssaal im Dachgeschoss wird umgebaut zu Büroräumen. Untergebracht werden können ca. 3 Büros mit 5 Arbeitsplätzen. Nach einer groben Kostenannahme würden sich die Kosten auf 100- 150 T€ belaufen. Davon wäre wiederum ein Teil förderfähig, da die energetische Sanierung des Dachgeschosses erfolgen müßte, wie beispielsweise Dämmung der Dachhaut, Erneuerung der Fensteranlage etc. Diese Maßnahmen waren bislang nicht Bestandteil der energetischen Sanierung des Gebäudes. Nachteilig wäre hier lediglich, dass der große Sitzungssaal für größere Veranstaltungen, Sitzungen etc. nicht mehr zur Verfügung stünde. Gleichzeitig wurde nachgeprüft, dass alle Mitarbeiter bei dieser Variante untergebracht werden können. Für größere Veranstaltungen, Sitzungen etc. müßten dann Räume in den Gemeinden genutzt werden.

Insgesamt betrachtet hat diese Variante sehr viele Vorteile:

1. Die Kosten sind wesentlich geringer als beim Umbau des Archives. Es entstehen keine Folgekosten aus einem Mietverhältnis.
2. Alle Mitarbeiter verbleiben an einem Standort der Verwaltung.
3. Das Haus wird durch die energetische Sanierung des Dachgeschosses effizienter.
4. Der Einbau von Büroräumen in den Sitzungssaal würde in Leichtbauweise erfolgen, so dass dies jederzeit auch wieder änderbar wäre.

Sollte der Amtsausschuss dieser Variante folgen, wäre dies per Beschluss zu bestätigen und eine Erweiterung des Planungsauftrages zu beschließen. Die Umplanung muss zeitnah erfolgen, um zu gewährleisten, dass der Umbau des Sitzungssaales parallel mit den jetzt durchführenden Baumaßnahmen erfolgen kann einschließlich der zu beantragenden Förderung. Deshalb wird seitens der Verwaltung empfohlen den Amtsvorsteher zu ermächtigen, entsprechende Aufträge auszulösen bis zu einer Gesamthöhe von 150 T€ .

Beschlussvorschlag:

Der Amtsausschuss des Amtes Klützer Winkel beschließt:
1. Den Sitzungssaal im Dachgeschoß des Amtsgebäudes in Büroräume umzubauen.

2. Der Amtsvorsteher wird ermächtigt entsprechende Planungsaufträge und Bauaufträge auszulösen unter der Voraussetzung, dass die Gesamtkosten für den Umbau des Sitzungssaales zu Büroräumen nicht höher als 150 T€ sind.

3. Fördermittel für die energetische Sanierung sind einzuwerben.

Finanzielle Auswirkungen: