19.11.2014 - 17 Sachstandsbericht zu laufenden Aufträgen durch ...

Herr Boge stellt aus seiner Sicht die Tätigkeit der Amtsverwaltung dar. Insgesamt führt er aus, dass nach seinem Eindruck Zuständigkeiten nicht klar abgegrenzt sind, dass sich Vorgänge zu lange in der Bearbeitungsphase befinden und nicht konsequent genug hinterfragt und kontrolliert werden. Beispielhaft übergibt er den Gemeindevertretern eine Liste mit Anfragen / Aufträgen / anstehenden Arbeiten und fordert von der Verwaltung hierzu konkrete Aussagen.

Anfragen/Aufträge/anstehende Arbeiten Amt:

o               Eigentumsverhältnisse Möwenweg: Nach der Übertragung der Flächen muss der Ankauf der Flächen von Fam. Sandkuhl in Angriff genommen werden. (Frau Wiechert)

o               Seehafen Wismar:

■        Stand der Dinge beim Ökopool Ritenkoppel (nur bei neuem Sach­stand)

■        Anfrage Seehafen wegen der Verwendung des Sandes aus den Bauarbeiten zur Aufspülung des Strandes in Zierow

o               DSL: Telekom LTE für Zierow

o               Brückenbücher der Gemeinde: Die Erfassung der Brücken für die Doppik wurde extra berechnet, obwohl dies eine Aufgabe des Amtes ist und durch die Amtsumlage vergütet wird. Wie geht es hier weiter?

o               Abschluss der Ordnung und Dokumentation der Schlüsselvergabe des GZ

Zierow (Frau Haack)

o               Eigentumsbereinigung Garagen an der Kleingartenanlage „Kartoffelknolle",

Informationsveranstaltung für die Betroffenen im Januar,

o               Anwohnerinformation für Gehwegneubau Lindenstr./Wischer Straße inkl. ungefährer Angabe der Kosten möglichst noch vor Weihnachten (Frau Pettkus, Herr Krause)

o               Reparatur der Brücke in der Schlucht zwischen Proseken und der Alten

Ziegelei, Geländer und Unterspülung (Herr Dworschak)

o               Familie Schnitzer (Eulenseekoppel):

■        Eintragung Grunddienstbarkeit wegen Überbauung mit Bushalte­stelle (Frau Wiechert)

■        Vertragliche Vereinbarung für Übernahme Winterdienst durch die Gemeinde (???)

■        Offensichtlich keine Kontrolle der Erledigung/des Abschlusses des Vorgangs.

o Reparatur Spielturm auf dem Spielplatz am GZ (Herr Dworschak)

o Anlage der Parktaschen im Amselweg (Herr Zellner)

o Das Lädchen, abschließende Beschlussfassung zu Anpassung der Kondi­tionen

o Schriftliche Anfrage zur Löschwassersituation: Gibt es Probleme mit der Löschwasserbereitstellung in der Gemeinde Zierow?

o Systematische Auftragsprotokollierung im Amt für:

■       Aufstellung Reklameschilder

■       Aufgrabegenehmigungen

■        Reparaturaufträge

•          Strassenlampen

•          Spielgeräte

•          Sonstige Gemeindeeinrichtungen

■        Systematisierung der Auftragsverarbeitung durch z. Bsp. der Do­kumentation von:

•          Eingang Schadensmeldung

•         Analyse Handlungsbedarf

•         Auslösung Reparaturauftrag

•          Bestätigung Arbeitserledigung durch Auftragnehmer

•          Kontrolle Arbeitserledigung durch Auftraggeber

•          Dokumentation Kosten (ggf. bei Reparaturen GZ oder Lampen)

o Systematisierung der Auftragserledigung für die Gemeinde bei

■        Protokollerstellung für die Gremien der Gemeinde

■        Protokollbearbeitung, also Zuweisung der Arbeitsaufträge für die Fachbereiche/Sachbearbeiter

■        Rückmeldung nach Erledigung resp. Zwischenberichte bei langwie­rigen Angelegenheiten.

o Systematisierung der Informationen an Gemeinde:

■        Erläuterung zu den Unterschriften Buchungen, Vertragsunterschrif­ten, Auszahlungsanordnungen, Auftragsauslösungen

■        Eindeutige Dokumentation der Prüfung und Freigabe des Gegen­standes der Unterschrift durch eine Person des Amtes, deren Feh­ler von der Vermögensschadenhaftpflichtversicherung gedeckt wird.

■        Finanzieller Stand Einzahlungen - Auszahlungen in übersichtlicher und nachvollziehbarer Form

■        Informationen zum Verlauf und Stand von Grundbuchangelegen­heiten und Vertragsangelegenheiten.

■       Vorbereitung notwendiger/gesetzlich vorgeschriebener Information der GV durch den Bürgermeister z. Bsp. bei Auftragsvergaben für Baumaßnahmen

Frau Menzel bezieht hierzu grundsätzlich Stellung. Sie hat sich in den letzten Wochen eine erste Übersicht über die Arbeit der Amtsverwaltung verschafft, ist ständig mit den Fachbereichsleitern und der LVB im Kontakt und hat auch mit den meisten Mitarbeitern gesprochen. Nach ihrer Auffassung verfügt das Amt eine qualifizierte und gute Personalausstattung und die Mitarbeiter sind engagiert. Sie wird die angesprochenen Probleme aufgreifen und auf die Beseitigung von Missständen drängen. Dabei bittet sie um Verständnis, da einige Probleme erst konkreter analysiert werden müssen, um dann Änderungen herbeizuführen.